实现无纸化的办公室已成为现代企业的一种趋势。这种趋势的背后有很多理由，包括效率、可扩展性、环保等。本文将深入探讨无纸化的优点。
首先，实现无纸化可以使得文件更加井然有序。纸张文件需要花费很多时间和精力来分类和整理，还需要占用很多物理空间。而数字化的文件可以更加轻松地存储和访问，这意味着文件将更容易找到、访问和共享，无需花费宝贵的时间和资源。
其次，无纸化可以提高工作效率。数字文档比纸质文档更易于管理、存储和检索。这使得团队可以更快速地找到所需的信息并提高工作效率。此外，从文档中提取所需的数据（通过自动识别机器打印、手写或光学标记）要比从纸张输入更快，更不容易出错。
第三，实现无纸化可以使企业更具可扩展性。无纸化需要更少的物理空间，整个办公室不再需要成排的文件柜。在高峰期或业务扩张期间，处理大量的业务输入数据所需的大量人手很难增加，而这在数字环境下则容易做得到。
第四，无纸化对环保有很大的意义。减少印刷意味着将有更少的树木被砍伐用于造纸。造纸在生产和运输上都非常耗能。无纸化可以降低对环境的影响，并得到员工的支持。
第五，实现无纸化可以更快速地沟通。纸质文件至少需要一天的时间才能从 A 点送达 B 点。数字化之后，在需要的地方即时获取文档成为可能。这种快速的沟通方式有助于提高客户体验和公司的生产效率。
第六，无纸化可以方便地备份和恢复文档。纸质文档备份和恢复昂贵又耗时。在许多情况下，一旦纸质文档损坏或放错位置，就回天乏术了。通过无纸化办公室，文档以电子方式存储，可方便简单地备份到远程服务器或云存储库，从而安全地存储重要信息。